Elsec: Overblik og sikkerhed for at få alle timer med

Elsec: Overblik og sikkerhed for at få alle timer med

Et tæt samarbejde med Dynalogic har givet Elsec A/S et system, der har gjort livet lettere for både de udearbejdende el-installatører og administrationen på kontoret i Hvidovre.

Udfordringen: Manglende integration

Hos Elsec A/S i Hvidovre var man trætte af at have et tidsregistreringssystem, der ikke talte sammen med virksomhedens økonomistyringssystem Microsoft Dynamics NAV.

”Det var upraktisk, at der ikke var nogen integration mellem vores tids- og jobregistrering og vores økonomistyringssystem. Derudover var der en masse uhensigtsmæssigheder der gjorde, at det bl.a. var for svært at registrere timer på projekter, at rapporter fungerede uhensigtsmæssigt, og det var svært at lave årsafslutninger,” fortæller Frank Eriksen, adm. direktør i Elsec.

Derfor begyndte man at researche for at finde Microsoft Dynamics NAV partnere med speciale i tids- og jobregistrering.

”Vi fandt Dynalogic, som vi ikke kendte på forhånd, men som lød kompetente og havde udviklet JobManager, et tidsregistreringsmodul som er CfMD certificeret, og som er fuldstændig integreret i Microsoft Dynamics NAV. Så i august 2015 gik vi i gang med processen med at forberede det nye tidsregistreringssystem.

Denne forberedelse bestod bl.a. i at indhente ideer fra både el-installatører og administrative medarbejdere og herudfra lave en prioriteret liste til fremtidig funktionalitet.

”Vi var i meget tæt dialog med Dynalogic undervejs i hele processen. JobManager blev tilpasset ud fra de ønsker og idéer vi havde, så det kom til at passe 100% til Elsec.”

Løsningen: Et fuldstændig målrettet system, baseret på standarder

I april 2016 gik Elsec i drift på JobManager. Fordi JobManager er et certificeret modul til Microsoft Dynamics NAV, er det fuldstændigt integreret i NAV. Og JobManager er designet på en måde der gør, at der ikke er foretaget ændringer i standard i NAV. Dette betyder, at fremtidige opdateringer til NAV kan installeres fuldstændig uden problemer.

Samtidig har Elsec glæde af de justeringer, der er foretaget i JobManager ud fra virksomhedens ønsker.

”Vi har fået et system, der er helt målrettet vores forretningsprocesser, og hvor der er indføjet en masse forretningslogik. Jo mere logik, der er bygget ind i systemet, desto lettere er det for medarbejderne at bruge det,” forklarer Frank Eriksen.

Og netop på grund af brugervenligheden, har medarbejderne taget rigtig godt imod JobManager.

Fordele: Overblik og sikkerhed

Blandt de mange faciliteter i Elsecs JobManager er en App til installatørerne, som kan bruges af dem enten fra en pc eller fra deres mobiltelefon.

”Når man lever af at levere projekter, som vi gør, er det vigtigt at sikre sig, at man får registreret alle timer og alt materialeforbrug på et givet projekt. Det er meget lettere nu, fordi registreringen af timer og materialeforbrug er baseret på installatørernes egne ønsker og deres egne betegnelser. Det har lettet installatørernes hverdag, samtidig med at det skaber større lønsomhed. Desuden kan installatørerne tage billeder med mobilen og bruge som en del af dokumentationen på et projekt.”

”For de administrative medarbejdere er det blevet let fx at beregne lønposter via overenskomster, der er registreret i systemet, ligesom det er let at lave årsafslutninger samt at have overblik over jobs, medarbejdere og økonomi. Også de administrative medarbejdere er glade for systemet, fordi de selv har været med til at bestemme, hvordan det skulle fungere. Og i modsætning til før er de ikke nødt til at bruge uproduktiv tid på den manglende integration mellem økonomistyring og løn i form af bl.a. manuel indtastning af data, der skulle fra det ene system til det andet,” siger Frank Eriksen.

Målrettede kursusdage og tæt, konstruktivt samarbejde

Udover at JobManager er målrettet Elsecs behov, har virksomheden været glade for et kursusforløb, som Dynalogic har holdt hos Elsec om Dynamics NAV og JobManager.

”Det var dejligt at opleve, at medarbejderne havde en let og intuitiv forståelse af JobManager og meget få spørgsmål. Så selv om det har været en investering at få et så målrettet tidsregistreringssystem, så er det pengene værd, fordi det er let at bruge, har den rette forretningslogik og sikkerhed for, at vi får alle timer med på sagerne.”

”I det hele taget har vi været glade for det meget tætte samarbejde med Dynalogic. De har været meget kompetente og haft stor forståelse for vores forretning. Og – hvilket er af stor vigtighed undervejs i et udviklingsprojekt: De har været gode til at vende tilbage, når vi har henvendt os med spørgsmål, og vi har oplevet, at de smed, hvad de havde i hænderne, hvis der var problemer!” slutter Frank Eriksen, adm. direktør i Elsec A/S.

Om Elsec A/S

Elsec A/S er specialister i el-installationsarbejde, herunder el-service, forskellige former for IT- og fiberinstallationer, telefonanlæg og belysning samt i sikring i form af alarmanlæg, adgangskontrol, brandalarmeringsanlæg og overvågning samt andre former for fysisk sikring. Elsec, som er beliggende i Hvidovre, har ca. 65 medarbejdere, hvoraf ca. 50 er installatører. Elsec blev Årets Sikkerhedsvirksomhed i 2014.

Om Dynalogic A/S

Dynalogic A/S en af Danmarks førende forhandlere af Dynamics NAV og Dynamics C5. Firmaet har sin oprindelse i thy:data a/s, der med over 160 ansatte var en af Danmarks største og mest anerkendte leverandører af IT løsninger baseret på Microsoft Dynamics AX, XAL og C5. Dynalogic er specialister i Dynamics NAV og Dynamics C5, og virksomhedens mission er at levere IT-løsninger, der hurtigt tilfører værdi til kundernes daglige forretning. Dette sker med højt kvalificerede medarbejdere med mange års erfaring med ERP.