Rejseafregning

Kender du til kampen med at få styr på kvitteringer og udlæg efter du har været ude at rejse for din virksomhed? Og hvor meget tid alle i virksomheden bruger på at få registreret alle aktiviteterne til det endelige regnskab?

Continia Expense Management er den eneste løsning på markedet, hvor du kan strømline registrering og godkendelse af rejseaktiviteter blot ved hjælp af din smartphone, en webbrowser og Microsoft Dynamics NAV.

Det er også den eneste løsning på markedet, som giver mulighed for et dagsaktuelt overblik over indkomne udgifter fra kreditkort direkte fra Microsoft Dynamics NAV. Dermed kan du med det samme få et totalt overblik sammen med andre typer udgifter, uden at skulle anvende andre systemer.

Fysiske kvitteringer:

Via vores unikke Expense app til både iPhone, Android og Windows kan du tage et billede af en kvittering, udfylde en hurtig formular og sende denne direkte til Microsoft Dynamics NAV. Du kan selv konfigurere direkte fra NAV hvilke felter, som skal udfyldes. For eksempel kontonummer, afdelingskode, projektkode og meget mere.

Som rejsende kan du anvende denne app offline (og dermed undgå roaming takster)

Elektroniske kvitteringer:

Via vores unikke Web Expense Portal kan du registrere kvitteringer, du har modtaget på din e-mail, som udfyldes med den samme formular som fra vores Expense app.

Kørselsafregning:

Via vores Expense app er det også muligt at foretage registrering af erhvervskørsel i privatbil. Adresser bliver autoudfyldt via adresseopslag i Google Maps ligesom kilometerafstand automatisk beregnes. Et billede af ruten bliver registreret og sendes med kørselsinformationen direkte til NAV. 

Registreringen sendes direkte ind i Microsoft Dynamics NAV, hvor bogholderiet kan tage over. Dermed skal en rejsende ikke længere tilbage på kontoret med sine kvitteringer og lave en samlet rejserapport. Det betyder stor tidsbesparelse for den rejsende og bogholderiet kan nu sikre en hurtig og effektiv håndtering af hele virksomhedens rejseaktiviteter.

Match af kreditkort!

Continia Expense Management gør det muligt at importere medarbejderes kreditkortforbrug direkte ind i Microsoft Dynamics NAV og koble den enkelte forbrugslinje automatisk sammen med en registreret kvittering eller udlæg.

Vi kan hente data fra alle banker:

Vi kan håndtere data fra alle banker – alt efter hvilken adgang din bank stiller til rådighed. Vi kan håndtere følgende scenarier:

Manuel import: 

Via netbanken kan du eksportere en kontofil, som kan importeres i NAV via importfunktion fra Continia Expense Management. 

Automatisk import:

Det er muligt at få tilføjet kreditkorttransaktioner helt automatisk via direkte kommunikation med din bank. Vi understøtter allerede nu en lang række banker, så det er hurtigt at komme i gang. Vi tilføjer løbende flere banker til denne liste.   

Manglende bilag? Ikke længere noget problem!

Via intelligente match rutiner, søger Continia Expense Management for at tilknytte en kvittering den rette kreditkorttransaktion uden at bogholder skal foretage sig noget. Mange virksomheder har et stort arbejde med at få rejsende til at indsende kvitteringer til alle deres kreditkorttransaktioner. Denne udfordring bliver elimineret med Continia Expense Management. Du får automatisk en restoversigt over transaktioner, som der ikke er modtaget bilag på.

Continia Expense Management vil dermed skubbe beskeder ud til de rejsende, der mangler at indsende en kvittering til en kreditkorttransaktion. Både som en notifikation til den rejsendes app samt e-mail med en opgørelse af hvilke bilag, der mangler. På den måde får bogholderiet et værktøj til at holde styr på de rejsendes forbrug, så alt bliver dokumenteret enkelt og simpelt.

Bogholderiet er tilbage i total kontrol:

Continia Expense Management er den eneste løsning på markedet, hvor bogholderiet er i kontrol lige fra en kvittering bliver registreret eller en betaling bliver foretaget med kreditkort.

Godkend!

Med Continia Expense Management sikrer du, at alle har mulighed for at godkende udgifter. Dette kan ske via enten en NAV klient eller Continia Approval Web Portal, som giver mulighed for at se bilaget samt foretage yderligere kontering. Bemærk, at Continia Approval Web Portal kun kræver en licens, men kan behandle bilag både fra Continia Document Capture og Continia Expense Management.

Direkte adgang overalt i NAV til alle bilag

Med Continia Expense Management får du adgang til kunne se bilag overalt i Microsoft Dynamics NAV. Så vil du tilgå bilag relateret til en specifik kontopost, eller se bilag fra et bestemt projekt eller en afdeling – så kan du åbne dem direkte fra oversigten i Microsoft Dynamics NAV!

Det giver store fordele ikke blot ved godkendelse, men også egne interne kontroller samt dokumentation i forhold til revision og regnskab.

Derfor er dette løsningen for din virksomhed:

Continia Expense Management er eneste løsning på markedet, som tilbyder følgende:

• Når du har registreret bilaget er du færdig – bogholderiet tager over herfra! Du skal ikke hjem og lave en efterfølgende rejserapport

• Bogholderiet anvender kun Microsoft Dynamics NAV til at indsamle bilag og kørsler med. Aktiviteterne registreres i princippet som en postering. Håndteringen af rejseafregning varetages i princippet som alt andet i NAV – dermed er denne løsning meget mere fleksibel, så nye medarbejdere hurtigt kan sætte sig ind i opgaven i forhold til anvendelse af fremmede teknologier, der afvikles i separate systemer.

• Du skal kun købe anvendelse af Continia Approval Web Portal en gang. Det vil sige, at for en pris kan medarbejdere uden adgang til Microsoft Dynamics NAV godkende fakturaer og andre dokumenter fra Continia Document Capture samt rejseudgifter med Continia Expense Management.

• De rejsendes aktiviteter samles på dagsbasis i Microsoft Dynamics NAV – så du får et samlet overblik over virksomhedens udgifter i realtid direkte i dit økonomisystem.

• I Microsoft Dynamics NAV bliver det hurtigt og enkelt at sikre, at alt er posteret korrekt. Et tydeligt billede af kvitteringen findes på skærmens højre side sammen med posteringerne på den venstre del. Dermed kan en bogholder hurtigt fordele for eksempel en hotelregning på forskellige kontonumre, alt efter om der er tale om udgifter til overnatning eller forplejning.

• Automatisk træk af moms – selv på de mindste kvitteringsbeløb. I forhold til hver enkelt påført konto er der indlagt skatte- og momsregler, så der ikke skal foretages manuelle handlinger for at administrere denne del.

Vil du høre mere? Kontakt os for en uforpligtende snak