Fakturascanning

Bekæmp dokumentbølgen Verdens mest udbredte løsning til indscanning af fakturaer og andre dokumenter direkte fra Microsoft Dynamics NAV! Som den eneste løsning på markedet tilbyder vi automatisk registrering af dokumenter, OCR genkendelse, et avanceret godkendelsesflow samt et fuldtekst søgbart digital arkiv. Continia Document Capture optimerer og automatiserer samtlige processer – lige fra du modtager et dokument til du skal finde det igen nogle år senere.

Besværlig registrering af dokumenter? Ikke her!

Med den unikke Document Capture Service bliver den krævende proces med at oprette dokumenterne inde i Microsoft Dynamics NAV fuldstændig automatiseret.

Via præ-definerede e-mail adresser og mapper på en fil-server, vil alle indkomne dokumenter automatisk blive downloadet og OCR behandlet. Papirdokumenter kan scannes ind og sendes samme vej.

Du kan også automatisk registrere faktura dokumenter, der allerede indeholder data – og derfor ikke behøver OCR-behandling. Dette kræver tilkøb at tillægsmodulet e-Documents.

10.000 sider pr måned

Basis-delen af Continia Document Capture er inklusiv licens til komplet afløftning inklusive 10.000 sider pr måned. Dermed kan du scanne 120.000 bilagssider ind i dit NAV om året uden yderligere omkostninger.

Træt af manuelle indtastninger?

Med Continia Document Capture kan al udfyldning af information i forbindelse med oprettelse af et fakturadokument udføres nærmest uden du selv skal foretage indtastninger. For hver leverandør skal du oprette en skabelon, som er enkel at opsætte. Du markerer blot på selve fakturabilledet hvilke data, du ønsker, og dette bliver husket fremover. Yderligere information kan tilføjes, som Finanskonto, jobnummer og dimensionskoder, der endda kan tilføjes automatisk.

Fakturaer, der indlæses med tillægsmodulet Continia e-Documents, kræver ikke oprettelse af skabeloner og oprettes automatisk.

Hurtig, komplet og effektiv godkendelse:

Continia Document Capture giver mulighed for at hele organisationen hurtigt og effektivt kan få præsenteret fakturaer og andre dokumenter til godkendelse. Hver godkender kan modtage en e-mail med en oversigt over de fakturaer, som denne skal forholde sig til.

Når en person har godkendt en faktura, vil denne blive frigjort til efterfølgende bogføring og betaling. Du kan påføre den enkelte godkender et prokurabeløb, så hvis fakturabeløbet overstiger det, som vedkommende må godkende for, vil dokumentet blive sendt videre til den næste godkender. Der er også mulighed for at sætte flere godkendere på, samt lade dimensioner (afdeling, projekt eller lignende) bestemme, hvem der skal godkende.

Som godkender har du mulighed for at foretage kontering samt tilføje yderligere information inden endelig godkendelse.

Alle kan godkende!

Med Continia Web Approval Portal sikrer du at de medarbejdere, der ikke har adgang til Microsoft Dynamics NAV, har de samme muligheder for at godkende et dokument. Uanset hvor, de befinder sig, kræves der blot adgang til internettet for at kunne godkende.

Godkendelser i Web Portalen sker i realtid, så du vil altid have et opdateret overblik uanset hvem, der skal godkende. 

Match af købsordrer:

Continia Document Capture indeholder avancerede funktioner, der gør det effektivt at matche en modtage købsfaktura med en købsordre. Opgaven kan løses manuelt eller der kan konfigureres til at blive udført i henhold til fakturahovedet eller linje-for-linje. Du kan også opsætte tolerance-beløb for hver leverandør, som afgør om en faktura automatisk kan blive godkendt til bogføring eller skal sendes til godkendelse.

Tilføj flere dokumenter – Drag-and-Drop:

Med Continia Document Capture kan du ”trække-og-slippe” enhver fil-type eller e-mail til enhver post i Microsoft Dynamics NAV. For eksempel kan du på en faktura vedhæfte en e-mail med det originale tilbud fra leverandøren, et billede af en fejl-leverance eller andre relevante dokumenter i forbindelse med en godkendelse.

Du kan også tilføje Drag-and-Drop til for eksempel leverandør- eller kunde-kort for at kunne vedhæfte vigtige dokumenter. Og ved at anvende Drag-and-Drop i Sags-modulet får du tilsvarende mulighed for nemt at tilknytte vigtig dokumentation direkte ind på det pågældende projekt.

Alt dette er tilgængeligt både for den rollebaserede og klassiske klient – eller direkte via Continia Document Capture – Web Approval Portal.

Bogholderi i styring og kontrol:

Tilbage i bogholderiet giver Continia Document Capture mulighed for at holde styr på samtlige faktura dokumenter, der er til godkendelse. Via et dedikeret overblik kan du i realtid se, hvem der er den aktuelle godkender, aktuel status, kommentarer, vedhæftede dokumenter og meget mere.

Hver godkender har også mulighed for at tilknytte et stedfortræder i forbindelse med fravær. Denne opsætning kan også udføres af bogholderiet, så man kan sikre, at alle dokumenter bliver godkendt i tide.

Vil du høre mere? Kontakt os for en uforpligtende snak

• 

  Lau Jakobsen

  Salgschef

  T:

  (+45) 96 190 190

  M:

  (+45) 28 357 177

  Mail:

  lja@dynalogic.dk