netIP

netIP, en moderne IT-virksomhed i vækst, har med Outlook Project fra Dynalogic, fået helt styr på timeregistrering og fakturering, og er nu klar til endnu større vækst i fremtiden

netIP  er  en  IT-virksomhed  i  Thisted,  der  med  sine  stærke  kompetencer,  og lokal forankring, har været i stadig vækst siden etableringen i 2000.

Med  sin  brede  vifte  af  kompetenceområder,    kan    netIP    ikke    alene    tilbyde   IT-   og   telefoniløsninger   på   alle   niveauer,   men   også   håndtere   driften af virksomhedernes samlede IT   infrastruktur.   netIP   råder   over   eget  datacenter,  og  har  stor  succes  med at fungere som totalleverandør, og dermed frigøre kundernes fokus til  deres  egne  primære  forretningsområder.

Med større, og flere kunder gennem årene, er kravene til øget dokumentation,  kvalitetssikring  og  professionalisme blevet større. Derfor har NetIP gennem  de  seneste  år,  gennemført  et  forløb,  hvor  mange  af  de  interne  processer  er  blevet  strømlinet  og effektiviseret, heriblandt timeregistreringen, som naturligvis er central i en virksomhed som netIP. netIP anvender C5 og har gjort det i mange  år,  men  understøttelsen  af processerne var ikke optimal. Derfor blev der ryddet op i systemet, og det stod  klart  at  der  var  behov  for  en bedre IT-understøttelse af timeregistreringen.

“Det giver igen færre fejl, og større fokus på at fylde hele dagen med aktiviteter, der er indtægtsgivende.”

Birgitte  Lukassen,  der  er  Økonomi-  og  HR  Chef  i  netIP,  har  været  en  central   figur   i   denne   proces,   og   siger  om  baggrunden  for  valget  af  Dynalogic’s  Outlook Project  løsning:  ”Medarbejderne  hos  netIP  har  altid  været   vant   til   at   foretage   deres   registreringer  i  Outlook,  og  derfor  var  det  naturligt  at  fortsætte  med  det.  Samtidig  havde  vi  behov  for  en  langt  højere  grad  af  automatisering  i processen. Både for at effektivisere forretningsgangen,   men   også   for   at  undgå  fejl.  Det  var  netop  hvad  Outlook Project kunne tilbyde.”Fordelene  ved  at  anvende  Outlook  som redskab i forbindelse med time-registrering   er   mange.   Medarbejderne kan på denne måde kombinere timeregistreringen   med   et   samlet   overblik  over  deres  dag.  ”Det  giver  igen færre fejl, og større fokus på at fylde  hele  dagen  med  aktiviteter, der er indtægtsgivende.  Da meget af arbejdet foregår ude hos kunderne, er det også en oplagt fordel,  at  medarbejderne  altid  har  adgang  til  Outlook,  og  dermed  nemt  og  hurtigt  kan  registrere  tid,  uanset  hvor  de  er”,  siger  Birgitte  Lukassen,  der  tydeligt  kan  mærke  forbedringen af datakvaliteten, som også giver kunderne en mere præcis og retvisende specifikation.

”Samtidig havde  vi behov for en langt højere grad af automatisering i processen. Både for at effektivisere forretningsgangen, men også for at undgå fejl. Det var netop hvad Outlook Project kunne tilbyde”

Det  er  også  hos  netIP  en  fordel,  at  de  tekniske  medarbejdere  kan  undgå  at  skulle  bruge  C5  til  registrering  af  tid.  Om  det  siger  Birgitte  Lukassen:  ”Udover  at  det  ville  have  medført  en  stor  licensomkostning,  hvis  alle  medarbejdere  skulle  have  adgang  til  C5,  har  det  også  været  vigtigt  for  os,  at  medarbejderne  kunne  fortsætte  med   de   værktøjer   de   kendte,   i   stedet   for   at   skulle   fokusere på at lære C5.”

Samlet  set,  har  implementeringen  af  Outlook Project,  været en central brik i at transformere timeregistrering og fakturering, fra en meget manuel proces, til en automatiseret, sikker og effektiv proces. Noget som bestemt kan ses på bundlinjen hos netIP. Birgitte  Lukassen  er  således  meget  tilfreds  med  løsningen, og kan nævne en række konkrete fordele, som implementeringen har givet netIP:

• Medarbejderne kan registrere deres tid i et enkelt  værktøj, der samtidig giver overblik
• Integrationen mellem Outlook og C5, betyder at der  ikke længere sker registrering af tid på forkerte  kunde- og projektnumre
• Kunderne oplever, at modtage en detaljeret og fyldestgørende specifikation af timeforbruget
• Med den høje datakvalitet, er faktureringsprocessen blevet langt mere automatiseret og har frigjort tid til at fokusere på forretningen, fremfor detaljer og fejlretning

Outlook Project fra Dynalogic, er derfor også i fremtiden en central del af den samlede IT-løsning hos netIP, der nu  er  forberedt  på  endnu  større  vækst,  og  med  nylige  etableringer af afdelinger udenfor Thisted, bliver fremtiden ikke mindre spændende.