Thisted-Fjerritslev Cementvarefabrik A/S: Effektiv implementering og meget mere for licenspengene

Fra AX til NAV hos Thisted-Fjerritslev Cementvarefabrik A/S Effektiv implementering og meget mere for licenspengene

Behov for at skifte fra AX

TCT havde kørt Microsoft Dynamics AX siden 2006, men oplevede i stigende grad, at AX ikke dækkede virksomhedens behov.

”Hvis vi skulle blive på vores gamle AX, skulle vi have lavet en del specialprogrammering for at få den funktionalitet, der er standard i de ERP-systemer, der udbydes i dag – fx e-faktura. ”

”Hvis vi skulle opgradere til AX 2012, ville det blive virkelig dyrt i licenser, og vi ville få et system, der i virkeligheden var for omfattende og komplekst i forhold til vores behov,” fortæller Karina Bakmann Sørensen, der er it-administrator i TCT.

Da TCT i 2017 havde behov for at ændre situationen, tog virksomheden kontakt til Dynalogic.

”Vi valgte Dynalogic, fordi vi kendte til dem fra tidligere og ved, at de er dygtige konsulenter og gode rådgivere. Vi vidste, at Microsoft Dynamics NAV var vokset til et omfang og en funktionalitet, der svarer til vores behov. Desuden har NAV tillægsmoduler, som er let tilgængelige hvad angår både pris og funktionalitet.”

”Ved at skifte til NAV kom vi over på en standard-løsning, der gør implementering og fremtidige opdateringer relativt lette og billige. Ved at vælge Dynalogic fik vi en samarbejdspartner, der kender NAV virkelig godt, og som vi har tillid til som rådgivere. Så det var et let valg,” forklarer Karina.

Godt forberedt og hurtig implementering

I tæt samarbejde med Dynalogic lavede TCT en velforberedt implementering.

”Vi forberedte implementeringen over et par måneder. I september 2017 begyndte jeg at kigge lidt på NAV og de data, vi ville flytte over. I oktober lavede Dynalogic workshops. Derefter startede den egentlige implementering, som var opdelt i de forskellige funktioner: salg, lager, økonomi, anlæg, produktion mv. ”

Desuden udnævnte Karina en gruppe af superbrugere.

”Jeg udnævnte en superbruger i hver funktion, som blev inddraget i workshops, tests mv. Superbrugerne blev hermed ekstra godt klædt på i brugen af NAV og har været med i drøftelsen af de ændringer, der er lavet undervejs. De har indsamlet input fra afdelingernes øvrige medarbejdere og har taget det med i videreudviklingen af ERP-systemet og dermed vores virksomhed.”

”Op til driftsstart var superbrugerne med til at lave en samlet flowtests, hvorefter vi i gav hinanden håndslag på, at systemet var klar til drift. Dermed vidste superbrugerne, hvad systemet kunne, og hvad der måtte være af punkter, der skulle drøftes efter driftsstart.”

”I forbindelse med driftsstart underviste jeg vores brugere sammen med konsulenter fra Dynalogic, så brugerne var godt forberedte.”

Undervejs traf ledelsen tre vigtige beslutninger, fortæller Karina:

”Vi har både serie- og ordreproduktion. Og vi besluttede at flytte planlægningen af betonelement-produktionen, som er ordreproducerende, til Impact. Impact er en overbygning til vores AutoCAD-system, der er udviklet specifikt til betonelementproduktion. Det gjorde implementeringen lettere og delte tingene op i forskellige funktioner. Integrationen til NAV fungerer godt. Vores serieproduktion planlægges fortsat i NAV.”

”Vi traf også en beslutning om at starte med en basisudgave af NAV. Vi vil løbende vurdere behovet for udvidelser. Ekstrafunktionalitet kan virke enormt vigtigt, når man taler om den inden, men kan vise sig at være uden praktisk betydning, når man er i drift. Så vi traf en beslutning om at vurdere vores behov, når vi var kommet i drift.”

”Desuden besluttede vi, kun at tage stamdata med over i NAV. Vi ville lave et ’clean cut’. Historiske data kan man fortsat slå op i vores AX. Der går utrolig mange ressourcer på at teste en datakonvertering, og de penge ville vi hellere spare og bruge på funktionalitet.”

Forudsætninger for uproblematisk driftsstart

”Vi var i drift på Debitor, Kreditor, Finans, Produktion og Lager den 1. januar 2018, og alle de vigtige ting og de store linjer var på plads fra dag 1. Dvs. vi var i luften efter kun tre måneder,” fortæller Karina og peger på netop hastigheden som en grund til succes’en:

”Mange it-projekter trækker ud, og det dræner både medarbejderne og pengekassen. Her var processen så kort, at vi alle kunne overskue den. Det gjorde det også til en relativt billig proces.”

”Vi har efterfølgende sat yderligere funktioner i drift. Bl.a. JobManager, hvor samtlige timelønnede og nogle funktionærer nu registrerer tid – både dem på lokationerne, men også vores chauffører og montører. Og vi har flyttet vores elementsager fra ordre over i sagsregnskaber. Det har givet os en langt bedre mulighed for at følge op på omkostningsniveauet på vores sager – lige fra råvarer, der anvendes til produktion – til det tidsforbrug, vi har på vores sager.”

Desuden peger Karina på en beslutningsdygtig ledelse:

”Vores ledelse turde tage beslutninger, som gjorde processen lettere og mere effektiv. Desuden satte de ressourcer af – både i it og i virksomheden generelt. Det gjorde, at projektet blev forankret i hele virksomheden, så alle var med og tog ansvar.”

”Og herudover har vi været glade for Dynalogic. De har været med i alle dele af processen, både planlægning og implementering, men også som støtte til ledelsen ift. budgettering af projektet,” slutter Karina Bakmann Sørensen, it-administrator i TCT A/S.